Få styr på jeres processer, optimér jeres ledelsessystem og vær altid klar til certificering med en professionel intern audit fra Master QMS. Vi hjælper jer med at gøre kontrol til værdi.
En intern audit er en planlagt, systematisk og dokumenteret proces, hvor en virksomhed gennemgår sine egne processer, arbejdsgange og ledelsessystem.
Hensigten er at vurdere, om de aktiviteter der udføres fortsat, er i overensstemmelse med fastlagte procedurer, interne krav og relevante standarder fra fx ISO9001 og ISO14001.
Auditten udføres af en intern auditor, som skal være objektiv og uafhængig af det område, der auditeres. Under auditten indsamles auditbevis gennem interviews med medarbejdere, observation af arbejdsprocesser samt gennemgang af dokumentation, hvilket danner grundlag for en vurdering af systemets effektivitet og efterlevelse.
Formålet med en intern audit er at sikre, at virksomhedens ledelsessystem fungerer effektivt og lever op til både interne og eksterne krav.
Auditten hjælper med at identificere afvigelser, vurdere om procedurer bliver fulgt korrekt og afdækker risici i processerne. Derudover skaber den grundlag for løbende forbedringer ved at pege på muligheder for optimering.
Resultaterne bruges af ledelsen til at træffe informerede beslutninger og iværksætte korrigerende handlinger.
På den måde bidrager interne audits til øget kvalitet, bedre styring og en løbende udvikling af organisationens samlede performance.
En intern audit er virksomhedens eget “sundhedstjek”, der sikrer kvalitet, overholdelse af krav og fortsat forbedring.
Intern audit til ISO 9001 | Hvad auditoren især kigger efter
Kort sagt – En intern audit handler om at vurdere:
|
Intern audit til ISO 14001 | |
Intern audit til ISO 27001 | |
Intern audit til ISO 45001 |
Ved brug af MasterQMS til interne audits, bliver arbejdet mere enkelt og overskueligt. Systemet samler procedurer, tjeklister og dokumenter ét sted, så det er nemt at planlægge, udføre og følge op på audits.
Funktioner som automatisk oprettelse af forbedringsforslag og afvigelser under gennemførelsen af interne audits hjælper med at sikre, at opgaver bliver løst til tiden, især hvis der er fejl, som skal rettes.
Med klare oversigter og rapporter kan ledelsen hurtigt få indblik i, om regler og krav bliver overholdt, og hvor der kan være risici. Systemet styrer også versioner og adgang, så data er sikre. Det gør audits mere effektive og forbedrer kvaliteten i hele organisationen.
Der findes ikke én fast eller universel tjekliste til intern audit, fordi audits altid skal tilpasses den enkelte virksomhed.
Virksomheder arbejder med forskellige processer, risici, lovkrav og standarder, og derfor vil det, der er vigtigt at kontrollere, variere fra sted til sted. En tjekliste skal afspejle virksomhedens egne procedurer, mål og eventuelle certificeringskrav (fx ISO-standarder), og den skal derfor tilpasses hver enkelt audit.
Derudover ændrer forholdene sig løbende. Nye processer, organisatoriske ændringer eller tidligere auditresultater kan betyde, at fokusområder justeres. En statisk tjekliste vil derfor hurtigt blive forældet eller miste relevans.
I stedet bruges ofte en fleksibel tjekliste eller auditguide, som auditor kan tilpasse undervejs, så den sikrer relevante og dækkende kontroller i den konkrete situation.
Man starter med at definere:
Der laves også en auditplan med datoer og ansvarlige auditorer
Auditor gennemgår relevant dokumentation som procedurer, instruktioner, tidligere audits og udarbejder en tjekliste eller auditspørgsmål.
Selve auditten indebærer interviews med medarbejdere, observation af arbejdsprocesser samt gennemgang af dokumentation og registreringer
Målet er at finde:
Efter auditten samles resultater i en auditrapport, afvigelser beskrives klart og eventuelle forbedringsforslag noteres.
Virksomheden skal herefter udbedre afvigelser og dokumenter hvad der er gjort samt verificere effekten senere.
Resultaterne indgår ofte i ledelsens gennemgang, hvor man vurderer systemets effektivitet og behov for ændringer.
En intern audit udføres af virksomheden selv – typisk af en intern auditfunktion eller interne auditorer. Formålet er at forbedre processer, kontrollere interne arbejdsgange og sikre, at virksomheden lever op til egne krav, politikker og relevante standarder. Resultaterne bruges internt til forbedring og opfølgning.
En ekstern audit udføres derimod af en uafhængig part uden for virksomheden, for eksempel et certificeringsorgan, en kunde eller en myndighed. Formålet er at vurdere, om virksomheden overholder eksterne krav, lovgivning eller standarder – ofte med fokus på certificering, godkendelse eller kontrol. Resultaterne har typisk en officiel eller juridisk betydning.
Prisen på en intern audit varierer betydeligt, da den afhænger af opgavens specifikke karakter og det arbejde, der skal laves. Der findes sjældent en fast standardpris, da faktorer som virksomhedens størrelse, kompleksiteten af ledelsessystemet og antallet af processer spiller en afgørende rolle. En mindre virksomhed kræver naturligvis færre ressourcer end en stor organisation med mange afdelinger og komplekse strukturer.
For at få en præcis prisvurdering, der matcher jeres unikke behov, bør I tage kontakt til MasterQMS. Ved at række ud kan I få udarbejdet et uforpligtende tilbud, der er skræddersyet til netop jeres organisation, krav og mål.
En intern audit er en planlagt, systematisk og dokumenteret gennemgang af virksomhedens processer, arbejdsgange og ledelsessystem. Formålet er at vurdere, om virksomheden arbejder i overensstemmelse med egne procedurer, interne krav og relevante standarder som fx ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 og ISO 45001.
En intern audit er vigtig, fordi den hjælper virksomheden med at sikre, at ledelsessystemet fungerer effektivt i praksis. Auditten identificerer afvigelser, afdækker risici og peger på forbedringsmuligheder. På den måde bidrager en intern audit til bedre styring, højere kvalitet og løbende udvikling i organisationen
En intern audit skal udføres af en person, der er objektiv og uafhængig af det område, der auditeres. Det kan være en intern auditor eller en ekstern konsulent, så længe vedkommende kan gennemføre auditten neutralt og fagligt. Det er vigtigt, at auditoren ikke auditerer sit eget arbejde.
Under en intern audit ser auditoren typisk på, om der er overensstemmelse mellem praksis og dokumentation, om systemet bliver brugt i hverdagen, og om der findes beviser for det, virksomheden siger, den gør. Derudover vurderes det, om ledelsessystemet skaber reelle forbedringer og ikke kun dokumentation.
Det er et kvalitetsstempel, der viser omverdenen, at vi prioriterer høj kvalitet, processtyring og kundetilfredshed professionelt og systematisk i vores daglige arbejde.
Hvor ofte en intern audit skal gennemføres, afhænger af virksomhedens størrelse, risici, standardkrav og kompleksitet. Mange virksomheder arbejder med en årlig auditplan, hvor forskellige processer og områder auditeres løbende. Hyppigheden bør tilpasses, så auditten giver værdi og dækker de vigtigste risikoområder.
Nej, der findes normalt ikke én fast tjekliste til intern audit, som passer til alle virksomheder. En intern audit skal altid tilpasses virksomhedens egne processer, mål, risici og eventuelle ISO-standarder. Derfor bruges ofte en fleksibel auditguide eller tjekliste, som kan justeres efter den konkrete audit.
Forskellen er, at intern audits udføres af virksomheden selv eller på dens vegne med fokus på forbedring, efterlevelse og optimering. En ekstern audit udføres derimod af en uafhængig part, fx et certificeringsorgan eller en myndighed, som vurderer, om virksomheden lever op til eksterne krav, lovgivning eller standarder.
En intern audit foregår typisk i flere trin: planlægning, forberedelse, gennemførelse, rapportering og opfølgning. Auditoren starter med at fastlægge formål, omfang og kriterier for auditten. Derefter indsamles auditbeviser gennem interviews, observationer og gennemgang af dokumentation. Til sidst samles resultaterne i en rapport, som danner grundlag for korrigerende handlinger og forbedringer.
En intern audit kan omfatte en række forskellige standarder afhængigt af virksomhedens ledelsessystem og certificeringer. Det gælder blandt andet ISO 9001 for kvalitetsledelse, ISO 14001 for miljøledelse, ISO 27001 for informationssikkerhed, ISO 45001 for arbejdsmiljø og ISO 50001 for energiledelse. Auditten tilpasses altid den relevante standard og virksomhedens egne processer.
En intern audit giver virksomheden et klart billede af, om processer og procedurer fungerer efter hensigten. Den skaber indsigt i, hvor der er afvigelser, risici eller forbedringsmuligheder, og hjælper ledelsen med at træffe bedre beslutninger. Samtidig styrker en intern audit virksomhedens forberedelse til ekstern audit og øger sandsynligheden for at bestå en certificering uden større anmærkninger.
Kontakt os for en uforpligtende dialog om jeres behov for konsulentbistand inden for ISO-standarder. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til jeres organisation og tidsplan.
